實驗室設(shè)備購置管理

儀器設(shè)備是現(xiàn)代實驗室開展工作的必備物質(zhì)條件和重要技術(shù)手段，對保證工作質(zhì)量和技術(shù)水平起著關(guān)鍵的作用。儀器設(shè)備管理工作的實質(zhì)是在一定條件下，如何使儀器設(shè)備最大限度地發(fā)揮它的社會效益和經(jīng)濟效益。儀器設(shè)備管理就是依據(jù)科學(xué)的方法和原則制定管理制度，對實驗室儀器設(shè)備在整個壽命周期中計劃、維護和監(jiān)督，使之有序、安全和高效地為實驗室工作服務(wù)。儀器設(shè)備科學(xué)有效的管理是實驗室檢測結(jié)果準確有效的基礎(chǔ)保障。實驗室檢測水平的高低，不僅取決于其儀器設(shè)備的配置和人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，更取決于儀器設(shè)備的整體管理水平。

一、儀器設(shè)備管理的任務(wù)和管理制度

1、儀器設(shè)備管理的任務(wù)

制定科學(xué)的管理制度和執(zhí)行有效管理措施做好儀器設(shè)備的管理、維護和保養(yǎng)，以保證實驗室檢測結(jié)果的準確有效。儀器設(shè)備管理是一項包括了儀器設(shè)備運行全過程的系統(tǒng)管理工程。儀器設(shè)備從購置到報廢這段時間，有兩個變化過程，一是儀器設(shè)備的物質(zhì)變化過程；二是儀器設(shè)備的經(jīng)濟價值變化過程。針對這兩種變化過程，在管理過程中采用兩種管理方式。一是技術(shù)管理，主要管理儀器設(shè)備的物質(zhì)變化過程，其目的是掌握儀器設(shè)備物質(zhì)變化規(guī)律，使儀器設(shè)備處于良好的技術(shù)性能狀態(tài)，保證工作質(zhì)量和技術(shù)水平。二是經(jīng)濟管理，主要管理與儀器設(shè)備從購置、運行直到報廢等有關(guān)各項費用，其目的是掌握儀器設(shè)備價值變化規(guī)律，包括購置的經(jīng)費、運行的經(jīng)費、維護修理的經(jīng)費和更新的經(jīng)費等，以期花費資金最小，求得最大的經(jīng)濟效益。儀器設(shè)備管理應(yīng)該是這兩種方式的動態(tài)管理過程，是技術(shù)與經(jīng)濟管理的統(tǒng)一體。

儀器設(shè)備管理的任務(wù)具體包括以下幾個方面:

（1）遵循“技術(shù)先進、經(jīng)濟實用、資源共享、分級和重點裝備相結(jié)合”的原則選購儀器設(shè)備。

（2）做到購置時儀器設(shè)備主機、附件配套齊全，到貨及時安裝調(diào)試、驗收、投用，出現(xiàn)故障時及時修復(fù)。

（3）合理利用儀器設(shè)備，不保留過多剩余能力，也不能是高性能設(shè)備長期在倒低擋運行或存儲不用。

（4）做好儀器設(shè)備革新改革、更新?lián)Q代工作，同時做好引進設(shè)備的研究、消化和改革。

（5）加強儀器設(shè)備維修與管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高維修和保養(yǎng)技術(shù)，保證備件、配件的供應(yīng)。

（6）開展經(jīng)濟核算，重視經(jīng)濟效益。

2、儀器設(shè)備的管理制度

制定并執(zhí)行科學(xué)的儀器設(shè)備管理制度是儀器設(shè)備管理工作規(guī)范有序的基礎(chǔ)。儀器設(shè)備從申請購置、使用到報廢處理，涉及人員較多，從機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)備部門、財務(wù)部門及使用科室的相關(guān)人員都參于其中。因此，只有制定可執(zhí)行的管理制度，才能規(guī)范有序完成儀器設(shè)備管理工作。儀器設(shè)備管理制度主要有:儀器設(shè)備申購制度、儀器設(shè)備審批制度、儀器設(shè)備采購制度、儀器設(shè)備驗收制度、儀器設(shè)備領(lǐng)用制度、儀器設(shè)備檔案制度、儀器設(shè)備使用制度、計量器具周期檢定制度、保養(yǎng)維修制度和調(diào)撥報廢制度等。

二、儀器設(shè)備的購置管理

1、裝備原則

儀器設(shè)備裝備應(yīng)遵循“技術(shù)先進、經(jīng)濟實用、資源共享、分級和重點裝備相結(jié)合”的原則。

（1）技術(shù)先進原則  

裝備儀器設(shè)備首先要考慮技術(shù)的先進性，要有前瞻性。充分考慮本學(xué)科在國內(nèi)外的發(fā)展趨勢，充分了解相關(guān)儀器設(shè)備在國內(nèi)外的最新發(fā)展信息，充分考慮目前國際上儀器設(shè)備發(fā)展速度、更新?lián)Q代周期縮短等因素。在考慮技術(shù)先進的同時，也應(yīng)考慮技術(shù)先進的儀器設(shè)備對客觀使用條件的適應(yīng)性和可能性。

（2）經(jīng)濟實用原則  

裝備儀器設(shè)備要在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位實際工作要求，通過周到細致的性能和價格比較，選定符合本單位經(jīng)濟情況的儀器設(shè)備。切實做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌安排、合理計劃、專管共用、全面管理，最大限度地發(fā)揮儀器的使用價值。

（3）資源共享原則  

資源共享是提高設(shè)備使用效益的有效途徑。在單位內(nèi)部，對使用面寬、使用量大和維護保養(yǎng)要求高的儀器設(shè)備，可采用“集中管理、共同使用”的原則，建立儀器設(shè)備資源共享平臺，以提高儀器設(shè)備的利用率。在社會上，鼓勵實驗室積極參加地區(qū)儀器設(shè)備協(xié)作共用網(wǎng)絡(luò)，努力構(gòu)建儀器設(shè)備的協(xié)作共用平臺，加大對外開放的力度。

（4）分級和重點裝備相結(jié)合原則  

如全國疾病預(yù)防控制機構(gòu)分成省、地和縣三級，各級疾病預(yù)防控制機構(gòu)儀器設(shè)備的裝備分為:A.完成常規(guī)工作所需要的儀器設(shè)備；B.按照基本功能必須裝備的基本儀器設(shè)備；C.根據(jù)地域特點工作需求應(yīng)裝備的基本儀器設(shè)備三個等級。由于省、市和縣三級疾控機構(gòu)開展工作的內(nèi)容、深度和廣度的不同，其技術(shù)水平的要求也不盡相同，技術(shù)力量的構(gòu)成配置也存在較大差異，因而對三級疾控機構(gòu)裝備儀器設(shè)備的標準也不同。另外，在三級疾控機構(gòu)內(nèi)部，也存在重點實驗室、國家實驗室和一般實驗室的區(qū)別。所以要根據(jù)三級疾控機構(gòu)實驗室配置的實際情況，實行分級和重點裝備。

2、購置計劃的制訂

為了保證和提高檢測工作的技術(shù)水平，有必要確立儀器設(shè)備按需或定期更新?lián)Q代的機制。實驗室應(yīng)結(jié)合工作內(nèi)容、科研人員的技術(shù)水平、使用環(huán)境的要求以及資金的保障能力等情況，在充分做好預(yù)測的基礎(chǔ)上，向儀器設(shè)備管理部門提交“儀器設(shè)備購置申請表”。在提出裝備理由的同時，還應(yīng)提交可行性調(diào)研論證報告。儀器設(shè)備主管部門組織專家充分討論和論證的基礎(chǔ)上，結(jié)合財務(wù)部門提供的年度和近期購置儀器設(shè)備的經(jīng)費保障情況，制訂儀器設(shè)備購置計劃。

3、儀器設(shè)備的購前調(diào)研

購前調(diào)研是管理儀器設(shè)備的一個重要程序，也是確保采購儀器設(shè)備性價比的必要環(huán)節(jié)。首先要成立調(diào)研小組并明確責(zé)任人。調(diào)研人員根據(jù)擬購儀器設(shè)備調(diào)研論證方案，進行初步技術(shù)調(diào)研，提出儀器設(shè)備工作性能技術(shù)參數(shù)，評估國內(nèi)外儀器生產(chǎn)廠家資質(zhì)、對擬購儀器設(shè)備進行市場調(diào)研，最終提出可行性調(diào)研論證技術(shù)報告。

購前調(diào)研中需要注意的問題:

（1）根據(jù)購置儀器設(shè)備的金額大小和使用范圍，靈活確定調(diào)研人員名單。

（2）對于儀器設(shè)備精度的選擇，也要從實效出發(fā)，不盲日追求高、精、尖。

（3）購置儀器設(shè)備要從實際出發(fā)，本著“性能適用、節(jié)約成本”的原則，凡是國內(nèi)廠家生產(chǎn)的儀器設(shè)備質(zhì)量良好，性能穩(wěn)定，滿足需要，不必進口。

（4）明確采購對象后，要認真填寫儀器設(shè)備購置申請表，按程序履行審批手續(xù)。

（5）大型儀器設(shè)備同時附專項書面調(diào)研報告。

4、采購

目前，我國各級機構(gòu)的實驗室購買儀器設(shè)備的資金大多是國家財政撥款資金或需要由國家財政償還的公共借貸款。因此，其采購方式為政府采購。在市場經(jīng)濟條件下，為了規(guī)范政府采購行為，提高政府采購資金的使用效益，維護國家利益和社會公共利益，保護政府采購當事人的合法權(quán)益，促進廉政建設(shè)，各級機構(gòu)都要嚴格按照《中華人民共和國政府采購法》規(guī)定進行采購。

政府采購的方式有六種:公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價和國務(wù)院政府采購監(jiān)管部門認定的其他采購方式。公開招標是政府采購的主要采購方式。

5、驗收管理

儀器設(shè)備的驗收是購置過程的結(jié)束，常規(guī)管理的開始；是了解儀器設(shè)備技術(shù)性能、建立原始檔案的過程；是保證儀器設(shè)備正常運行的關(guān)鍵步驟。儀器設(shè)備驗收是一項技術(shù)性強且時間緊迫的工作，必須制定并遵循一套完善的驗收程序。

成立專門驗收小組，根據(jù)驗收程序做好相應(yīng)的準備工作、熟悉驗收工作流程、擬定驗收、安裝的計劃，并認真實施。驗收工作應(yīng)及時地嚴格按照有關(guān)要求和程序進行，特別是進口的大型儀器設(shè)備，合同索賠期具有時效性，驗收不及時可能會造成不必要的損失。

根據(jù)儀器設(shè)備驗收流程，驗收主要包括以下5個步驟:

（1）準備工作  

由于儀器設(shè)備的驗收和安裝調(diào)試具有時間緊迫性、技術(shù)復(fù)雜性和政策合法性三個特征，所以儀器設(shè)備驗收過程必須要有充分的人員組織準備、技術(shù)準備和條件準備。

①組織準備:成立驗收小組是組織準備的首要環(huán)節(jié)。驗收小組主要由使用單位的技術(shù)人員、設(shè)備管理人員、檔案管理人員和商檢人員共同組成，當驗收小組成員明確掌握各自職責(zé)要求后，方可進行驗收。

②技術(shù)準備:進一步搜集該儀器的性能原理、技術(shù)參數(shù)、操作規(guī)程、系統(tǒng)組成和要害組件等方面的資料。同時，到已配備并使用該型號儀器的單位學(xué)習(xí)培訓(xùn)，掌握各項技術(shù)指標、測試驗收要領(lǐng)、操作方法和注意事項等。

③條件準備:根據(jù)儀器設(shè)備對工作環(huán)境的要求，落實實驗室的硬件配套設(shè)施。當實驗室的配套硬件設(shè)施全部按照要求配備到位以及標樣、試劑等準備齊全后，儀器方能進場組織驗收，以免因準備不充分而影響驗收。如果儀器設(shè)備驗收不合格，要立即按照法定程序申請索賠。

（2）實物核對  

實物核對指儀器設(shè)備安裝以前的驗收，其工作重點是以簽訂的合同為依據(jù)，核對實物與標書、訂貨清單（裝箱單）是否相符，同時進行儀器設(shè)備外形、機內(nèi)各組件等檢查。

具體驗收程序:

①核對憑證:為確保購進的儀器設(shè)備與擬采購的儀器設(shè)備相符，應(yīng)就裝箱單所述的生產(chǎn)單位、型號、規(guī)格、批號、數(shù)量等與采購單據(jù)進行核對，同時檢查其技術(shù)資料所描述的性能與所要求的技術(shù)指標是否一致。

②數(shù)量點驗:數(shù)量清點應(yīng)當以合同、裝箱單、同配置清單為依據(jù)逐項核對并作記錄。包裝箱內(nèi)一般應(yīng)有下列文件:檢驗合格證、使用說明書、維修手冊、維修電路圖紙等。清點時不僅要核對數(shù)量，還應(yīng)逐項核對產(chǎn)品的規(guī)格、、型號和編號是否相符。如出現(xiàn)實物數(shù)量與單據(jù)不符，應(yīng)當做好記錄并保留好原包裝，便于向廠方要求補發(fā)或索賠。

③外形查看:對主機及附件進行檢查，查看內(nèi)容包括:儀器的外形、儀器的面板、制造廠名稱、產(chǎn)品名稱、型號、電源電壓、頻率、額定功率、出廠編號和出廠時間等。

④機內(nèi)各組件檢:在必要的情況下，應(yīng)打開外殼對機內(nèi)各組件進行檢查，查驗其型號、規(guī)格與合同是否符合，有無缺件等情況。部件的外觀品質(zhì)是否良好，防止翻新或舊的部件混入整機。

⑤重點檢查精密、易碎部件:對于精密、易碎的部件，如探頭、儀表、監(jiān)視器、鏡頭和光源等，要仔細查看。

⑥驗收結(jié)果:驗收結(jié)束后應(yīng)填寫驗收報告，所有與合同要求不符的情況都應(yīng)做好有關(guān)記錄并拍照和錄像，以備索賠。驗收報告應(yīng)由使用科室、設(shè)備管理部門與廠商代表三方驗收人員簽字。

（3）安裝調(diào)試  

按合同規(guī)定，供方應(yīng)派合格的技術(shù)人員進行安裝調(diào)試，參加安裝調(diào)試的人員由使用部門有經(jīng)驗的具有高級職稱的工程技術(shù)人員與實驗技術(shù)人員及操作管理人員組成。參加調(diào)試人員應(yīng)先熟悉設(shè)備的安裝、使用說明書，了解儀器設(shè)備的性能，掌握安裝調(diào)試的基本要求。安裝調(diào)試完成后，儀器設(shè)備應(yīng)連續(xù)開機以驗證設(shè)備的可靠性。安裝調(diào)試工作應(yīng)在索賠期前完成。

（4）技術(shù)驗收  

對儀器設(shè)備的功能配置驗收與技術(shù)性能指標檢測。功能配置驗收應(yīng)根據(jù)招標文件和合同技術(shù)配置單中提供的各項功能（包括軟件功能版本），逐項進行核對并進行操作演示，檢查是否缺少或與合同是否相符，設(shè)備是否能正常工作，并作記錄。這項工作也可以與設(shè)備調(diào)試同時進行。技術(shù)性能指標檢測應(yīng)根據(jù)招標文件或合同技術(shù)配置的各項可測技術(shù)性能指標，按廠方提供的測試條件、對設(shè)備逐項進行測試。對檢測結(jié)果應(yīng)作出合格與不合格的結(jié)論，并做好記錄。檢測驗收報告應(yīng)由參加檢測的各方共同簽字。

對不合格的檢測項目應(yīng)由生產(chǎn)廠商負責(zé)重新調(diào)試或更換新部件，直至測試合格。對功能配置不符或技術(shù)性能指標達不到出廠技術(shù)要求，又無法調(diào)整復(fù)原者，應(yīng)向供應(yīng)商提出更換或技術(shù)索賠。進口設(shè)備索賠工作應(yīng)通過商檢部門鑒定、簽發(fā)鑒定證書，由外貿(mào)代理機構(gòu)協(xié)助進行，并報海關(guān)備案。

（5）建賬歸檔  

驗收工作完成后應(yīng)及時提交驗收報告，同時將各種驗收記錄與驗收報告一并歸檔。對驗收合格的儀器設(shè)備應(yīng)建立專門的賬目和檔案，由實驗室與設(shè)備管理部門進行歸檔保存，儀器設(shè)備移交使用部門并進入日常運行管理。

6、索賠

索賠是一項時間性、技術(shù)性和政策性很強的工作。一般索賠時限通常為儀器到達口岸后90天內(nèi)。儀器驗收合格交付使用日起的12個月內(nèi)，如確因在正常運行情況下出現(xiàn)性能不良或故障等質(zhì)量問題，經(jīng)過商檢復(fù)驗出證也可申請索賠，逾期后索賠權(quán)作廢。索賠范圍主要包括規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量等與合同不符的項目。因此，做好驗收準備工作、及時組織安裝調(diào)試、盡快投入使用、認真觀察儀器設(shè)備的運行狀態(tài)并做好記錄，是索賠成敗的基礎(chǔ)。