實(shí)驗(yàn)室設(shè)備購置管理

儀器設(shè)備是現(xiàn)代實(shí)驗(yàn)室開展工作的必備物質(zhì)條件和重要技術(shù)手段，對保證工作質(zhì)量和技術(shù)水平起著關(guān)鍵的作用。儀器設(shè)備管理工作的實(shí)質(zhì)是在一定條件下，如何使儀器設(shè)備最大限度地發(fā)揮它的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。儀器設(shè)備管理就是依據(jù)科學(xué)的方法和原則制定管理制度，對實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備在整個壽命周期中計(jì)劃、維護(hù)和監(jiān)督，使之有序、安全和高效地為實(shí)驗(yàn)室工作服務(wù)。儀器設(shè)備科學(xué)有效的管理是實(shí)驗(yàn)室檢測結(jié)果準(zhǔn)確有效的基礎(chǔ)保障。實(shí)驗(yàn)室檢測水平的高低，不僅取決于其儀器設(shè)備的配置和人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，更取決于儀器設(shè)備的整體管理水平。

一、儀器設(shè)備管理的任務(wù)和管理制度

1、儀器設(shè)備管理的任務(wù)

制定科學(xué)的管理制度和執(zhí)行有效管理措施做好儀器設(shè)備的管理、維護(hù)和保養(yǎng)，以保證實(shí)驗(yàn)室檢測結(jié)果的準(zhǔn)確有效。儀器設(shè)備管理是一項(xiàng)包括了儀器設(shè)備運(yùn)行全過程的系統(tǒng)管理工程。儀器設(shè)備從購置到報(bào)廢這段時間，有兩個變化過程，一是儀器設(shè)備的物質(zhì)變化過程；二是儀器設(shè)備的經(jīng)濟(jì)價(jià)值變化過程。針對這兩種變化過程，在管理過程中采用兩種管理方式。一是技術(shù)管理，主要管理儀器設(shè)備的物質(zhì)變化過程，其目的是掌握儀器設(shè)備物質(zhì)變化規(guī)律，使儀器設(shè)備處于良好的技術(shù)性能狀態(tài)，保證工作質(zhì)量和技術(shù)水平。二是經(jīng)濟(jì)管理，主要管理與儀器設(shè)備從購置、運(yùn)行直到報(bào)廢等有關(guān)各項(xiàng)費(fèi)用，其目的是掌握儀器設(shè)備價(jià)值變化規(guī)律，包括購置的經(jīng)費(fèi)、運(yùn)行的經(jīng)費(fèi)、維護(hù)修理的經(jīng)費(fèi)和更新的經(jīng)費(fèi)等，以期花費(fèi)資金最小，求得最大的經(jīng)濟(jì)效益。儀器設(shè)備管理應(yīng)該是這兩種方式的動態(tài)管理過程，是技術(shù)與經(jīng)濟(jì)管理的統(tǒng)一體。

儀器設(shè)備管理的任務(wù)具體包括以下幾個方面:

（1）遵循“技術(shù)先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)實(shí)用、資源共享、分級和重點(diǎn)裝備相結(jié)合”的原則選購儀器設(shè)備。

（2）做到購置時儀器設(shè)備主機(jī)、附件配套齊全，到貨及時安裝調(diào)試、驗(yàn)收、投用，出現(xiàn)故障時及時修復(fù)。

（3）合理利用儀器設(shè)備，不保留過多剩余能力，也不能是高性能設(shè)備長期在倒低擋運(yùn)行或存儲不用。

（4）做好儀器設(shè)備革新改革、更新?lián)Q代工作，同時做好引進(jìn)設(shè)備的研究、消化和改革。

（5）加強(qiáng)儀器設(shè)備維修與管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高維修和保養(yǎng)技術(shù)，保證備件、配件的供應(yīng)。

（6）開展經(jīng)濟(jì)核算，重視經(jīng)濟(jì)效益。

2、儀器設(shè)備的管理制度

制定并執(zhí)行科學(xué)的儀器設(shè)備管理制度是儀器設(shè)備管理工作規(guī)范有序的基礎(chǔ)。儀器設(shè)備從申請購置、使用到報(bào)廢處理，涉及人員較多，從機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)備部門、財(cái)務(wù)部門及使用科室的相關(guān)人員都參于其中。因此，只有制定可執(zhí)行的管理制度，才能規(guī)范有序完成儀器設(shè)備管理工作。儀器設(shè)備管理制度主要有:儀器設(shè)備申購制度、儀器設(shè)備審批制度、儀器設(shè)備采購制度、儀器設(shè)備驗(yàn)收制度、儀器設(shè)備領(lǐng)用制度、儀器設(shè)備檔案制度、儀器設(shè)備使用制度、計(jì)量器具周期檢定制度、保養(yǎng)維修制度和調(diào)撥報(bào)廢制度等。

二、儀器設(shè)備的購置管理

1、裝備原則

儀器設(shè)備裝備應(yīng)遵循“技術(shù)先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)實(shí)用、資源共享、分級和重點(diǎn)裝備相結(jié)合”的原則。

（1）技術(shù)先進(jìn)原則  

裝備儀器設(shè)備首先要考慮技術(shù)的先進(jìn)性，要有前瞻性。充分考慮本學(xué)科在國內(nèi)外的發(fā)展趨勢，充分了解相關(guān)儀器設(shè)備在國內(nèi)外的最新發(fā)展信息，充分考慮目前國際上儀器設(shè)備發(fā)展速度、更新?lián)Q代周期縮短等因素。在考慮技術(shù)先進(jìn)的同時，也應(yīng)考慮技術(shù)先進(jìn)的儀器設(shè)備對客觀使用條件的適應(yīng)性和可能性。

（2）經(jīng)濟(jì)實(shí)用原則  

裝備儀器設(shè)備要在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位實(shí)際工作要求，通過周到細(xì)致的性能和價(jià)格比較，選定符合本單位經(jīng)濟(jì)情況的儀器設(shè)備。切實(shí)做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌安排、合理計(jì)劃、專管共用、全面管理，最大限度地發(fā)揮儀器的使用價(jià)值。

（3）資源共享原則  

資源共享是提高設(shè)備使用效益的有效途徑。在單位內(nèi)部，對使用面寬、使用量大和維護(hù)保養(yǎng)要求高的儀器設(shè)備，可采用“集中管理、共同使用”的原則，建立儀器設(shè)備資源共享平臺，以提高儀器設(shè)備的利用率。在社會上，鼓勵實(shí)驗(yàn)室積極參加地區(qū)儀器設(shè)備協(xié)作共用網(wǎng)絡(luò)，努力構(gòu)建儀器設(shè)備的協(xié)作共用平臺，加大對外開放的力度。

（4）分級和重點(diǎn)裝備相結(jié)合原則  

如全國疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)分成省、地和縣三級，各級疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備的裝備分為:A.完成常規(guī)工作所需要的儀器設(shè)備；B.按照基本功能必須裝備的基本儀器設(shè)備；C.根據(jù)地域特點(diǎn)工作需求應(yīng)裝備的基本儀器設(shè)備三個等級。由于省、市和縣三級疾控機(jī)構(gòu)開展工作的內(nèi)容、深度和廣度的不同，其技術(shù)水平的要求也不盡相同，技術(shù)力量的構(gòu)成配置也存在較大差異，因而對三級疾控機(jī)構(gòu)裝備儀器設(shè)備的標(biāo)準(zhǔn)也不同。另外，在三級疾控機(jī)構(gòu)內(nèi)部，也存在重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、國家實(shí)驗(yàn)室和一般實(shí)驗(yàn)室的區(qū)別。所以要根據(jù)三級疾控機(jī)構(gòu)實(shí)驗(yàn)室配置的實(shí)際情況，實(shí)行分級和重點(diǎn)裝備。

2、購置計(jì)劃的制訂

為了保證和提高檢測工作的技術(shù)水平，有必要確立儀器設(shè)備按需或定期更新?lián)Q代的機(jī)制。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)結(jié)合工作內(nèi)容、科研人員的技術(shù)水平、使用環(huán)境的要求以及資金的保障能力等情況，在充分做好預(yù)測的基礎(chǔ)上，向儀器設(shè)備管理部門提交“儀器設(shè)備購置申請表”。在提出裝備理由的同時，還應(yīng)提交可行性調(diào)研論證報(bào)告。儀器設(shè)備主管部門組織專家充分討論和論證的基礎(chǔ)上，結(jié)合財(cái)務(wù)部門提供的年度和近期購置儀器設(shè)備的經(jīng)費(fèi)保障情況，制訂儀器設(shè)備購置計(jì)劃。

3、儀器設(shè)備的購前調(diào)研

購前調(diào)研是管理儀器設(shè)備的一個重要程序，也是確保采購儀器設(shè)備性價(jià)比的必要環(huán)節(jié)。首先要成立調(diào)研小組并明確責(zé)任人。調(diào)研人員根據(jù)擬購儀器設(shè)備調(diào)研論證方案，進(jìn)行初步技術(shù)調(diào)研，提出儀器設(shè)備工作性能技術(shù)參數(shù)，評估國內(nèi)外儀器生產(chǎn)廠家資質(zhì)、對擬購儀器設(shè)備進(jìn)行市場調(diào)研，最終提出可行性調(diào)研論證技術(shù)報(bào)告。

購前調(diào)研中需要注意的問題:

（1）根據(jù)購置儀器設(shè)備的金額大小和使用范圍，靈活確定調(diào)研人員名單。

（2）對于儀器設(shè)備精度的選擇，也要從實(shí)效出發(fā)，不盲日追求高、精、尖。

（3）購置儀器設(shè)備要從實(shí)際出發(fā)，本著“性能適用、節(jié)約成本”的原則，凡是國內(nèi)廠家生產(chǎn)的儀器設(shè)備質(zhì)量良好，性能穩(wěn)定，滿足需要，不必進(jìn)口。

（4）明確采購對象后，要認(rèn)真填寫儀器設(shè)備購置申請表，按程序履行審批手續(xù)。

（5）大型儀器設(shè)備同時附專項(xiàng)書面調(diào)研報(bào)告。

4、采購

目前，我國各級機(jī)構(gòu)的實(shí)驗(yàn)室購買儀器設(shè)備的資金大多是國家財(cái)政撥款資金或需要由國家財(cái)政償還的公共借貸款。因此，其采購方式為政府采購。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，為了規(guī)范政府采購行為，提高政府采購資金的使用效益，維護(hù)國家利益和社會公共利益，保護(hù)政府采購當(dāng)事人的合法權(quán)益，促進(jìn)廉政建設(shè)，各級機(jī)構(gòu)都要嚴(yán)格按照《中華人民共和國政府采購法》規(guī)定進(jìn)行采購。

政府采購的方式有六種:公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)和國務(wù)院政府采購監(jiān)管部門認(rèn)定的其他采購方式。公開招標(biāo)是政府采購的主要采購方式。

5、驗(yàn)收管理

儀器設(shè)備的驗(yàn)收是購置過程的結(jié)束，常規(guī)管理的開始；是了解儀器設(shè)備技術(shù)性能、建立原始檔案的過程；是保證儀器設(shè)備正常運(yùn)行的關(guān)鍵步驟。儀器設(shè)備驗(yàn)收是一項(xiàng)技術(shù)性強(qiáng)且時間緊迫的工作，必須制定并遵循一套完善的驗(yàn)收程序。

成立專門驗(yàn)收小組，根據(jù)驗(yàn)收程序做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作、熟悉驗(yàn)收工作流程、擬定驗(yàn)收、安裝的計(jì)劃，并認(rèn)真實(shí)施。驗(yàn)收工作應(yīng)及時地嚴(yán)格按照有關(guān)要求和程序進(jìn)行，特別是進(jìn)口的大型儀器設(shè)備，合同索賠期具有時效性，驗(yàn)收不及時可能會造成不必要的損失。

根據(jù)儀器設(shè)備驗(yàn)收流程，驗(yàn)收主要包括以下5個步驟:

（1）準(zhǔn)備工作  

由于儀器設(shè)備的驗(yàn)收和安裝調(diào)試具有時間緊迫性、技術(shù)復(fù)雜性和政策合法性三個特征，所以儀器設(shè)備驗(yàn)收過程必須要有充分的人員組織準(zhǔn)備、技術(shù)準(zhǔn)備和條件準(zhǔn)備。

①組織準(zhǔn)備:成立驗(yàn)收小組是組織準(zhǔn)備的首要環(huán)節(jié)。驗(yàn)收小組主要由使用單位的技術(shù)人員、設(shè)備管理人員、檔案管理人員和商檢人員共同組成，當(dāng)驗(yàn)收小組成員明確掌握各自職責(zé)要求后，方可進(jìn)行驗(yàn)收。

②技術(shù)準(zhǔn)備:進(jìn)一步搜集該儀器的性能原理、技術(shù)參數(shù)、操作規(guī)程、系統(tǒng)組成和要害組件等方面的資料。同時，到已配備并使用該型號儀器的單位學(xué)習(xí)培訓(xùn)，掌握各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)、測試驗(yàn)收要領(lǐng)、操作方法和注意事項(xiàng)等。

③條件準(zhǔn)備:根據(jù)儀器設(shè)備對工作環(huán)境的要求，落實(shí)實(shí)驗(yàn)室的硬件配套設(shè)施。當(dāng)實(shí)驗(yàn)室的配套硬件設(shè)施全部按照要求配備到位以及標(biāo)樣、試劑等準(zhǔn)備齊全后，儀器方能進(jìn)場組織驗(yàn)收，以免因準(zhǔn)備不充分而影響驗(yàn)收。如果儀器設(shè)備驗(yàn)收不合格，要立即按照法定程序申請索賠。

（2）實(shí)物核對  

實(shí)物核對指儀器設(shè)備安裝以前的驗(yàn)收，其工作重點(diǎn)是以簽訂的合同為依據(jù)，核對實(shí)物與標(biāo)書、訂貨清單（裝箱單）是否相符，同時進(jìn)行儀器設(shè)備外形、機(jī)內(nèi)各組件等檢查。

具體驗(yàn)收程序:

①核對憑證:為確保購進(jìn)的儀器設(shè)備與擬采購的儀器設(shè)備相符，應(yīng)就裝箱單所述的生產(chǎn)單位、型號、規(guī)格、批號、數(shù)量等與采購單據(jù)進(jìn)行核對，同時檢查其技術(shù)資料所描述的性能與所要求的技術(shù)指標(biāo)是否一致。

②數(shù)量點(diǎn)驗(yàn):數(shù)量清點(diǎn)應(yīng)當(dāng)以合同、裝箱單、同配置清單為依據(jù)逐項(xiàng)核對并作記錄。包裝箱內(nèi)一般應(yīng)有下列文件:檢驗(yàn)合格證、使用說明書、維修手冊、維修電路圖紙等。清點(diǎn)時不僅要核對數(shù)量，還應(yīng)逐項(xiàng)核對產(chǎn)品的規(guī)格、、型號和編號是否相符。如出現(xiàn)實(shí)物數(shù)量與單據(jù)不符，應(yīng)當(dāng)做好記錄并保留好原包裝，便于向廠方要求補(bǔ)發(fā)或索賠。

③外形查看:對主機(jī)及附件進(jìn)行檢查，查看內(nèi)容包括:儀器的外形、儀器的面板、制造廠名稱、產(chǎn)品名稱、型號、電源電壓、頻率、額定功率、出廠編號和出廠時間等。

④機(jī)內(nèi)各組件檢:在必要的情況下，應(yīng)打開外殼對機(jī)內(nèi)各組件進(jìn)行檢查，查驗(yàn)其型號、規(guī)格與合同是否符合，有無缺件等情況。部件的外觀品質(zhì)是否良好，防止翻新或舊的部件混入整機(jī)。

⑤重點(diǎn)檢查精密、易碎部件:對于精密、易碎的部件，如探頭、儀表、監(jiān)視器、鏡頭和光源等，要仔細(xì)查看。

⑥驗(yàn)收結(jié)果:驗(yàn)收結(jié)束后應(yīng)填寫驗(yàn)收報(bào)告，所有與合同要求不符的情況都應(yīng)做好有關(guān)記錄并拍照和錄像，以備索賠。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)由使用科室、設(shè)備管理部門與廠商代表三方驗(yàn)收人員簽字。

（3）安裝調(diào)試  

按合同規(guī)定，供方應(yīng)派合格的技術(shù)人員進(jìn)行安裝調(diào)試，參加安裝調(diào)試的人員由使用部門有經(jīng)驗(yàn)的具有高級職稱的工程技術(shù)人員與實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員及操作管理人員組成。參加調(diào)試人員應(yīng)先熟悉設(shè)備的安裝、使用說明書，了解儀器設(shè)備的性能，掌握安裝調(diào)試的基本要求。安裝調(diào)試完成后，儀器設(shè)備應(yīng)連續(xù)開機(jī)以驗(yàn)證設(shè)備的可靠性。安裝調(diào)試工作應(yīng)在索賠期前完成。

（4）技術(shù)驗(yàn)收  

對儀器設(shè)備的功能配置驗(yàn)收與技術(shù)性能指標(biāo)檢測。功能配置驗(yàn)收應(yīng)根據(jù)招標(biāo)文件和合同技術(shù)配置單中提供的各項(xiàng)功能（包括軟件功能版本），逐項(xiàng)進(jìn)行核對并進(jìn)行操作演示，檢查是否缺少或與合同是否相符，設(shè)備是否能正常工作，并作記錄。這項(xiàng)工作也可以與設(shè)備調(diào)試同時進(jìn)行。技術(shù)性能指標(biāo)檢測應(yīng)根據(jù)招標(biāo)文件或合同技術(shù)配置的各項(xiàng)可測技術(shù)性能指標(biāo)，按廠方提供的測試條件、對設(shè)備逐項(xiàng)進(jìn)行測試。對檢測結(jié)果應(yīng)作出合格與不合格的結(jié)論，并做好記錄。檢測驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)由參加檢測的各方共同簽字。

對不合格的檢測項(xiàng)目應(yīng)由生產(chǎn)廠商負(fù)責(zé)重新調(diào)試或更換新部件，直至測試合格。對功能配置不符或技術(shù)性能指標(biāo)達(dá)不到出廠技術(shù)要求，又無法調(diào)整復(fù)原者，應(yīng)向供應(yīng)商提出更換或技術(shù)索賠。進(jìn)口設(shè)備索賠工作應(yīng)通過商檢部門鑒定、簽發(fā)鑒定證書，由外貿(mào)代理機(jī)構(gòu)協(xié)助進(jìn)行，并報(bào)海關(guān)備案。

（5）建賬歸檔  

驗(yàn)收工作完成后應(yīng)及時提交驗(yàn)收報(bào)告，同時將各種驗(yàn)收記錄與驗(yàn)收報(bào)告一并歸檔。對驗(yàn)收合格的儀器設(shè)備應(yīng)建立專門的賬目和檔案，由實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理部門進(jìn)行歸檔保存，儀器設(shè)備移交使用部門并進(jìn)入日常運(yùn)行管理。

6、索賠

索賠是一項(xiàng)時間性、技術(shù)性和政策性很強(qiáng)的工作。一般索賠時限通常為儀器到達(dá)口岸后90天內(nèi)。儀器驗(yàn)收合格交付使用日起的12個月內(nèi)，如確因在正常運(yùn)行情況下出現(xiàn)性能不良或故障等質(zhì)量問題，經(jīng)過商檢復(fù)驗(yàn)出證也可申請索賠，逾期后索賠權(quán)作廢。索賠范圍主要包括規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量等與合同不符的項(xiàng)目。因此，做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作、及時組織安裝調(diào)試、盡快投入使用、認(rèn)真觀察儀器設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)并做好記錄，是索賠成敗的基礎(chǔ)。